D.L. 24/2023 WHISTLEBLOWING
PROCEDURA DI SEGNLAZIONE INTERNA
CON GESTORE ESTERNO DELLA SEGNALAZIONE
DELIBERA DEL CDA DEL 11.12.2023
1. SCOPO
La presente procedura disciplina le modalità con cui la Società adempie all’obbligo di stabilire un sistema di gestione delle Segnalazioni di illeciti e di garantire ai Segnalanti le Tutele previste dalla legge e dalla procedura stessa ai sensi del D.lg. 24/2023.
La presente procedura non limita la protezione che si applica sulla base di altre leggi, regolamenti o altre fonti normative.
La procedura definisce gli elementi essenziali e le modalità della segnalazione e i compiti dei soggetti preposti alla ricezione e alla gestione della segnalazione.
Resta fuori dall’ambito della procedura il procedimento disciplinare eventualmente attivato dalla società, per il tramite delle Funzioni deputate, all’esito dell’approfondimento effettuato sulla segnalazione.
La presente procedura non si occupa delle segnalazioni esterne (verso ANAC) né delle divulgazioni pubbliche, per le quali occorre fare riferimento al d.lgs. 24 e alle informazioni pubblicate sul sito dell’ANAC (Whistleblowing – www.anticorruzione.it).
2. DEFINIZIONI
ANAC – Autorità Nazionale Anticorruzione (o Autorità Competente)
autorità amministrativa indipendente italiana designata a i) ricevere le Segnalazioni Esterne e ii) svolgere le funzioni previste dalla Direttiva, compreso il riscontro al Segnalante, in particolare per quanto riguarda il Séguito dato alle Segnalazioni, nei casi previsti dal Decreto Whistleblowing
Canali di Segnalazione
canali per l’effettuazione della Segnalazione, messi a disposizione del Segnalante, rispettivamente, da parte delle Società, in caso di Segnalazione Interna, o dall’ANAC, in caso di Segnalazione Esterna;
tali Canali di Segnalazione Interna a loro volta si definiscono Interni o Esterni a seconda che vengano gestiti direttamente dalle Società o da terzi soggetti dalle stesse autorizzati
Contesto lavorativo
attività lavorative o professionali, presenti o passate, svolte nell’ambito dei Rapporti giuridici, attraverso le quali, indipendentemente dalla natura di tali attività, una persona acquisisce informazioni sulle Violazioni e nel cui ambito potrebbe rischiare di subire Ritorsioni in caso di Segnalazione o di Divulgazione Pubblica o di denuncia all’Autorità giudiziaria
Decreto Whistleblowing
D.Lgs. 24/2023 di recepimento in Italia della Direttiva Whistleblowing
Divulgazione Pubblica
rendere di pubblico dominio Informazioni sulle Violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone (es. radio, televisione, blog, internet, campagne e-mail automatizzate)
Direttiva Whistleblowing
Direttiva UE 2019/1937 riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione
persona fisica che assiste una persona Segnalante nel processo di Segnalazione, operante all’interno del medesimo Contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata (es. un rappresentante sindacale o un rappresentante per la sicurezza sui luoghi di lavoro)
Gestore/i della Segnalazione
persona o persone designate dalle Società per ricevere la Segnalazione e svolgere le ulteriori attività
GDPR
Regolamento UE 679/2016 in materia di protezione dei dati Personali
Informazioni sulle Violazioni
informazioni, compresi fondati sospetti, riguardanti:
Violazioni commesse o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commesse nell’organizzazione con cui la persona Segnalante o colui che sporge denuncia all’autorità giudiziaria o contabile intrattiene un Rapporto giuridico, nonché elementi riguardanti eventuali condotte volte ad occultare tali Violazioni
Persona coinvolta (Segnalato)
persona fisica o giuridica menzionata nella Segnalazione interna o esterna ovvero nella Divulgazione Pubblica come persona alla quale la Violazione è attribuita o come persona comunque implicata nella Violazione segnalata o divulgata pubblicamente
Procedure
insieme di direttive, istruzioni, protocolli e procedure scritte previste e attuate dalle Società al fine di prevenire le Violazioni, e/o di ridurne le conseguenze o il ripetersi
Rapporto giuridico
rapporto giuridico intercorrente tra il Segnalante e l’organizzazione in cui è stata commessa o potrebbe essere commessa una Violazione
Riscontro
comunicazione al Segnalante di informazioni relative al Séguito che viene dato o che si intende dare alla Segnalazione
Ritorsione
qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della Segnalazione o della denuncia all’autorità giudiziaria o della Divulgazione Pubblica e che provoca o può provocare alla persona Segnalante o che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto
Sanzioni amministrative
sanzioni amministrative pecuniarie applicabili da parte dell’ANAC a fronte delle fattispecie di non conformità ivi previste
Sanzioni disciplinari
sanzioni disciplinari applicabili da parte delle Società in caso di inottemperanza alle previsioni di cui alla presente procedura
Segnalante
persona fisica, che effettua la Segnalazione o la Divulgazione Pubblica di Informazioni sulle Violazioni acquisite nell’ambito del proprio Contesto lavorativo
Segnalazione Esterna
comunicazione, scritta od orale, delle Informazioni sulle Violazioni da parte del Segnalante presentata tramite il Canale di Segnalazione attivato dall’ANAC
Segnalazione Interna
comunicazione, scritta od orale, delle Informazioni sulle Violazioni, presentata tramite i Canali di Segnalazione messi a disposizione dalle Società
Séguito
azione intrapresa dal Gestore della Segnalazione per valutare la sussistenza dei fatti segnalati, l’esito delle indagini e le eventuali misure adottate
Soggetti del Settore privato
soggetti, diversi da quelli rientranti nella definizione di Soggetti del Settore Pubblico
Soggetti del Settore pubblico
amministrazioni pubbliche di cui all’art. 1, co. 2, d.lgs. 165/2001, enti pubblici economici, organismi di diritto pubblico di cui all’art. 3, co. 1, lett. d), d.lgs. 50/2016, concessionari di pubblico servizio, società a controllo pubblico di cui all’art. 2, co. 1, lett. m) d.lgs. 175/2016, anche se quotate, società in house di cui all’art. 2, co. 1, lett. o) d.lgs. 175/2016, anche se quotate
Soggetti del Settore pubblico
amministrazioni pubbliche di cui all’art. 1, co. 2, d.lgs. 165/2001, enti pubblici economici, organismi di diritto pubblico di cui all’art. 3, co. 1, lett. d), d.lgs. 50/2016, concessionari di pubblico servizio, società a controllo pubblico di cui all’art. 2, co. 1, lett. m) d.lgs. 175/2016, anche se quotate, società in house di cui all’art. 2, co. 1, lett. o) d.lgs. 175/2016, anche se quotate
Soggetti Esterni
segnalanti diversi dai Soggetti Interni
Soggetti Interni
segnalanti definiti come interni della presente procedura
Soggetti Tutelati
le persone che possono usufruire delle Tutele
Tutele
l’insieme delle Misure di protezione e Misure di sostegno previste dal Decreto Whistleblowing
Violazioni 231
atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità delle Società e che consistono in:
condotte illecite rilevanti ai sensi del d.lgs. 231/2001 (vale a dire la commissione di reati-presupposto o il ragionevole pericolo di commissione di reati-presupposto, previsti dal d.lgs. 231/01 sulla responsabilità amministrativa delle imprese c.d. “reati 231”), o violazioni delle norme di comportamento/procedure/protocolli emessi dalle Società e/o comunque qualsiasi violazione del Modello 231, o che vanifichino l’oggetto o la finalità della normativa di cui al d.lgs. 231/2001, inclusi eventuali tentativi di occultare tali violazioni, che si sono verificate o che molto verosimilmente (sulla base di elementi concreti) potrebbero verificarsi nell’organizzazione (eventualmente anche diversa dalle Società, ad esempio un fornitore delle stesse) con cui la persona Segnalante intrattiene un Rapporto giuridico, ivi incluse eventuali condotte volte ad occultare tali violazioni; a prescindere dal fatto che:
il rapporto di lavoro con le Società si sia nel frattempo concluso (c.d. ex dipendente), o che i fatti siano stati appresi durante il processo di selezione (es. candidato) o nelle altre fasi di trattative precontrattuali con le Società
WB
Whistleblowing
3. AMBITO APPLICAZIONE SOGGETTIVO
Società IND.I.A. S.P.A. c.f. e p. iva 00189160245 con sede in via Vicenza 6/12 36034 Malo (VI).
4. AMBITO APPLICAZIONE OGGETTIVO
| Categoria soggetto | Natura soggetto | |
|---|---|---|
|
A |
Lavoratori subordinati della Società, ivi compresi i lavoratori che
effettuano prestazioni occasionali |
Segnalante interno |
|
B |
Volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la
propria attività presso la Società |
Segnalante interno |
|
C |
Lavoratori autonomi, ivi compresi i rapporti di lavoro autonomo che hanno una disciplina particolare ai sensi dell'art. 2222 c.c. (contratto d’opera) (inclusi Liberi professionisti e consulenti che prestano la propria attività presso la Società) nonché Titolari di un rapporto di collaborazione di cui all’articolo 409 codice di procedura civile, che svolgono la propria attività lavorativa presso la Società, per tali ultimi intendendosi:
|
Segnalante esterno |
|
D |
Lavoratori e collaboratori, che svolgono la propria attività lavorativa presso terzi Soggetti del Settore pubblico o privato che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore della Società |
Segnalante esterno |
|
E |
Azionisti |
Segnalante esterno |
|
F |
Membri dell’organo di amministrazione e/o direzione o rappresentanza della Società, compresi i membri senza incarichi esecutivi (es. consiglieri privi o muniti di deleghe), anche quando tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto |
Segnalante interno |
|
G |
Membri dell’organo di controllo o vigilanza della Società (es. Sindaci, Revisori dei conti o Società di revisione, Organismo di Vigilanza 231, DPO – Data Protection Officer) |
Sindaco-ODV d.lgs.\231: Segnalanti interni
Revisore o
referente di società di revisione – DPO: Segnalanti esterni |
5. SEGNALAZIONE
Le violazioni segnalabili con il canale di segnalazione interno possono riguardare:
• illeciti amministrativi, civili o penali;
• violazioni del diritto UE e della normativa nazionale di riferimento.
• Costituiscono attuazione degli atti dell’Unione europea indicati nell’allegato alla Direttiva (UE) 2019/1937, a titolo esemplificativo i seguenti settori:
• appalti pubblici;
• servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo;
• sicurezza e conformità dei prodotti;
• sicurezza dei trasporti;
• tutela dell’ambiente;
• radioprotezione e sicurezza nucleare;
• sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali;
• salute pubblica;
• protezione dei consumatori;
• tutela della vita privata e protezione dei dati personali;
• sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
• atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’UE specificati nei regolamenti, direttive, decisioni, raccomandazioni e pareri dell’UE (Lotta contro la frode): frodi, corruzione e qualsiasi attività illegale connessa alle spese dell’Unione.
Non saranno prese in considerazione le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona Segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate. In caso di utilizzo abusivo dello strumento del canale di segnalazione da parte di lavoratori subordinati, l’azienda potrà prendere i necessari provvedimenti (vedi ART. 11 della presente procedura).
Sono escluse dalle informazioni sulle violazioni segnalabili o denunciabili le notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni di dominio pubblico, le informazioni acquisite sulla base di indiscrezioni o vociferazioni scarsamente attendibili (voci di corridoio).
Al fine di agevolare e consentire le dovute verifiche e attività di istruttoria da parte del gestore WB a riscontro anche della fondatezza della Segnalazione, al Segnalante è suggerito di fornire almeno i seguenti elementi utili:
• le generalità del Segnalante (nome, cognome, codice fiscale, posizione o funzione svolta), salvo questi ritenga di non procedere con una Segnalazione anonima;
• una descrizione delle ragioni connesse all’attività lavorativa svolta che hanno consentito la conoscenza dei fatti segnalati;
• una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di Segnalazione;
• le circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi i fatti, se conosciute;
• le generalità del soggetto cui viene attribuita la violazione o elementi utili ad identificarlo, se conosciute;
• l’indicazione di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di Segnalazione;
• l’indicazione di eventuali documenti che possono confermare la fondatezza dei fatti oggetto di Segnalazione;
• ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati.
Ove la segnalazione non sia adeguatamente circostanziata, il Gestore può chiedere elementi integrativi al segnalante tramite il canale a ciò dedicato o anche di persona, ove il segnalante abbia richiesto un incontro diretto. La decisione sulla richiesta di integrazione è rimessa al prudente apprezzamento del Gestore, il quale deve considerare, a tal fine, il preminente interesse alla tutela dell’integrità dell’ente.
Tuttavia, tale decisione non può essere intesa come integralmente suppletiva rispetto ad una segnalazione completamente deficitaria: sul Segnalante incombe, in via principale, l’onere di precisa descrizione del fatto illecito che intende portare all’attenzione della società a tutela dell’integrità di quest’ultima.
6. AMBITO APPLICAZIONE SOGGETTIVO
6.A Canale postale ordinario e Gestore della segnalazione WB
Il canale dedicato alle comunicazioni scritte è quello della posta tradizionale.
Il segnalante potrà inviare la segnalazione tramite raccomandata A/r all’ufficio WB di IND.I.A. S.P.A., al seguente indirizzo postale:
Ufficio segnalazioni WB Sig. SIMONE DE MUNARI presso c/o IND.I.A. spa Via Vicenza 6/12, 36034 Malo (Vi)
Per l’utilizzo di questo canale è necessario che la segnalazione venga inserita in due buste chiuse:
• la prima busta: conterrà i dati identificativi del segnalante unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento;
• la seconda busta: conterrà la segnalazione, in modo da separare i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione.
Entrambe dovranno essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “Riservata al gestore della segnalazione”.
6.B Canale verbale
Attraverso questo canale il Segnalante può contattare direttamente il soggetto preposto alla gestione delle segnalazioni “Gestore interno WB” sig. Simone De Munari, al numero +39 334 6719189 linea telefonica in uso esclusivo e non registrata.
Il segnalante può contattare il gestore al seguente numero anche tramite chat criptata whatsapp al numero +39 334 6719189.
Il segnalante può richiedere un incontro personale al Gestore della segnalazione.
In tal caso, è garantito lo svolgimento dell’incontro entro un termine di 15 giorni dalla segnalazione.
In caso di segnalazione verbale a mezzo di linea telefonica non registrata, la segnalazione è documentata per iscritto mediante resoconto dettagliato della conversazione a cura del gestore.
La persona segnalante può verificare, rettificare e confermare il contenuto della trascrizione mediante la propria sottoscrizione.
Quando, su richiesta della persona segnalante, la segnalazione è effettuata oralmente nel corso di un incontro con il personale addetto, essa, previo consenso della persona segnalante, è documentata a cura del personale addetto mediante verbale scritto. In tal caso la persona segnalante può verificare, rettificare e confermare il verbale dell’incontro mediante la propria sottoscrizione.
7. GESTORE DELLA SEGNALAZIONE
La gestione dei Canali di Segnalazione Interna è affidata alla Sig. Simone De Munari responsabile amministrativo di IND.I.A. S.P.A., soggetto che la società ha ritenuto idoneo ex art. 4 c. 2 d.l.gs. 24/2023 ed anche rispetto alle successive Linee Guida ANAC pag. 37, soggetto che si ritiene competente e che sarà specificatamente formato in materia d.lgs.24/2023, d. lgs 231/2001.
Il Gestore della Segnalazione mette a disposizione dei Destinatari della presente procedura, informazioni chiare sui Canali di Segnalazione, sui presupposti per effettuare le Segnalazioni interne, esterne e le Divulgazioni pubbliche, con le seguenti modalità:
• Pubblicazione in apposita sezione del Sito internet aziendale.
8. ESAME DELLE SEGNALAZIONI
Il Gestore della Segnalazione, quale organo reputato imparziale e competente dalla Società, ha il compito di:
- ricevere e prendere in carico le Segnalazioni;
- effettuare lo Screening delle Segnalazioni (oggettivo e soggettivo);
- fornire il primo Avviso al Segnalante nel termine previsto e mantenere le interlocuzioni con lo stesso per le successive comunicazioni (“dare diligente Séguito alla Segnalazione”);
- curare l’adeguata istruttoria sui fatti segnalati, tramite azioni come un’inchiesta interna, indagini, richieste di integrazioni se necessario al Segnalante, richieste a terzi e consulenti;
- decidere sull’esito (fondatezza) delle Segnalazioni, sulla base degli esiti dell’istruttoria, e comunicarlo al Segnalante entro le scadenze previste;
- collaborare con le altre funzioni aziendali competenti per verificare che sia posto eventuale rimedio, alla Violazione segnalata, ad es. anche tramite l’esercizio dell’azione penale, un’azione per il recupero dei fondi, un’ammonizione formale del dipendente ecc.;
- curare l’adeguata archiviazione e conservazione delle Segnalazioni;
- coordinarsi con la Funzione Privacy, nonché con il DPO designato, ove necessario o richiesto, per soddisfare i requisiti di conformità dei trattamenti di dati personali oggetto delle Segnalazioni;
- mettere a disposizione informazioni chiare sui Canali di Segnalazione, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le Segnalazioni Interne ed Esterne (ANAC), tramite pubblicazione nel sito internet della Società o tramite qualsiasi altro mezzo che permetta ai Segnalanti di accedere a tali informazioni;
- comunicare all’organo amministrativo della Società a cui si riferiscono le Segnalazioni pervenute, entro il 31 gennaio, una relazione annuale sulle Segnalazioni ricevute e sui relativi esiti; la relazione, non è necessaria in assenza di Segnalazioni in corso d’anno.
Switch / Protocollazione
La Segnalazione viene protocollata dal Gestore della Segnalazione che la riceve. Tale inserimento causa l’attribuzione di un Codice ID alla Segnalazione (protocollazione): “Segnalazione illecito N. progressivo —–/—– WB”.
Il Gestore, ricevuta la segnalazione e valutata ammissibile, qualora la stessa non sia stata resa in forma anonima, provvederà ad oscurare i dati identificativi del segnalante e protocollerà la segnalazione, assegnandole un numero progressivo, che costituirà il codice identificativo.
La descrizione dell’oggetto all’interno del protocollo recherà pertanto la seguente dicitura “Segnalazione illecito a cui è attribuito il numero progressivo —–/—– WB”.
In questo modo l’identità del segnalante sarà conosciuta solo ed esclusivamente dal Gestore.
Screening preliminare
A seguito di ricezione della Segnalazione, il Gestore della Segnalazione provvede alla presa in carico della stessa e alla sua valutazione preliminare, diretta ad accertare:
• se la Segnalazione contenga le Informazioni minime obbligatorie previste, e pertanto sia da reputarsi ammissibile,
• la tipologia di Violazione denunziata (es. Illecito penale ecc.);
• l’eventuale conflitto di interesse del Gestore della Segnalazione rispetto alla Segnalazione stessa.
Se il Gestore ritiene che la stessa sia ammissibile, procede con gli ulteriori incombenti (istruttoria, ecc., su cui vedi oltre).
Riscontro al segnalante
Entro 7 giorni dalla ricezione della Segnalazione non anonima, il Gestore della Segnalazione comunica al Segnalante un avviso di ricevimento della Segnalazione, tramite mezzo idoneo a garantire la riservatezza del messaggio.
Il Riscontro al Segnalante sull’esito della segnalazione dev’essere fornito entro il termine di 3 mesi, decorrente:
• dalla data dell’avviso di ricevimento della Segnalazione, oppure,
• se non è stato inviato alcun iniziale avviso al Segnalante (es. perché il Segnalante è rimasto anonimo), dalla scadenza del termine di 7 giorni dal ricevimento della
Istruttoria
Una volta ritenuta ammissibile la segnalazione, il Gestore procede ad esaminare i fatti narrati dal Segnalante e l’eventuale documentazione a supporto.
Tale esame, di regola, è accompagnato da un’istruttoria interna alla società.
In tale ultima istruttoria, il Gestore può, nel rispetto e con i limiti previsti dalla normativa giuslavoristica, a titolo esemplificativo:
• acquisire documenti dalla società;
• acquisire informazioni da dipendenti, responsabili di funzione, Direttori, Consiglieri;
• acquisire informazioni dal Segnalato;
• acquisire informazioni dalle persone indicate dal Segnalante come informate sui fatti.
Archiviazione della Segnalazione
Nel caso in cui all’esito dello Screening o dell’istruttoria sia riscontrata:
• la mancanza anche parziale dei dati che costituiscono elementi essenziali della Segnalazione di Violazioni; o
• il contenuto generico della Segnalazione tale da non consentire la comprensione dei fatti denunziati; o
• la produzione, tramite la Segnalazione, di sola documentazione in assenza di una dichiarazione del Segnalante di voler denunciare una Violazione; o
• la Segnalazione di Violazioni corredata da documentazione non appropriata o inconferente; o
• l’infondatezza per l’assenza di concreti elementi di fatto idonei a giustificare accertamenti,
il Gestore della segnalazione dichiara inammissibile la Segnalazione pervenuta, provvedendo alla conseguente archiviazione della medesima.
Di tale archiviazione viene data sollecita notizia:
• al Segnalante
• agli organi amministrativi della Società a cui si riferiscono le Segnalazioni, in sede di relazione periodica da parte del Gestore della
Segnalazione confermata dalle verifiche effettuate
Nel caso in cui, all’esito degli accertamenti, il Gestore della Segnalazione riscontri che i fatti oggetto di Segnalazione sono fondati, comunicano l’esito finale dell’istruttoria con modalità tracciabili:
• al Segnalato (salvo ciò ostacoli indagini o procedimenti giudiziari per la tutela dei diritti della Società; in ogni caso il Gestore della Segnalazione valuta l’opportunità di ritardare la suddetta comunicazione, in funzione di eventuali esigenze di riservatezza circa lo svolgimento dell’istruttoria); e
• all’organo amministrativo della Società a cui si riferisce la Violazione (salvo che alla stessa sia addebitabile la Violazione segnalata); e
• al Collegio Sindacale e/o se presente all’ ODV.
Ove il Gestore dovesse ravvisare un fumus di fondatezza della segnalazione, esso deve rivolgersi immediatamente agli organi preposti interni, i quali adotteranno le misure ritenute opportune per accertare responsabilità individuali ed eventualmente interessare le Autorità competenti. Per fumus di fondatezza si intende la verosimile (probabile) esistenza del fatto illecito segnalato. Per organi preposti interni si intendono l’organo amministrativo e l’organo di controllo.
9. GESTIONE DELLE VARIABILI
Le segnalazioni anonime saranno registrate dal Gestore della segnalazione e la documentazione ricevuta sarà conservata. Infatti, laddove il segnalante anonimo venga successivamente identificato e abbia subito ritorsioni, allo stesso sono garantite le tutele previste per il whistleblower. L’ente dopo aver assicurato la registrazione della segnalazione è poi libero di valutare e decidere se e come gestire la segnalazione e le successive attività di verifica/audit.
Qualora la segnalazione interna sia presentata ad un soggetto diverso da quello individuato e autorizzato, laddove il segnalante abbia dichiarato di voler beneficiare delle tutele in materia whistleblowing o tale volontà sia desumibile dalla segnalazione, la stessa è considerata “segnalazione whistleblowing” e dovrà essere trasmessa, entro sette giorni dal suo ricevimento, al soggetto competente, dando contestuale notizia della trasmissione al whistleblower.
Diversamente, se il segnalante non dichiari espressamente di voler beneficiare delle tutele, o detta volontà non sia desumile dalla segnalazione, detta segnalazione è considerata quale segnalazione ordinaria.
Chiunque dovesse ricevere una segnalazione transitata al di fuori dei canali 6.A e 6.B provvederà a trasmetterla entro sette giorni in originale al Gestore, con l’impegno a rispettare le norme a tutela della riservatezza e dell’onorabilità del segnalante oltre che delle persone segnalate, dando contestuale notizia della trasmissione alla persona segnalante.
Se un soggetto intende effettuare una segnalazione proprio nei confronti del GESTORE DELLA SEGNALAZIONE, tale risulta chiaramente un caso di conflitto di interessi tra il segnalato e il gestore sella segnalazione. In tal caso, il segnalante dovrà inviare la segnalazione direttamente ad ANAC tramite il sito web.
10. ADEMPIMENTI NEI CONFRONTI DEL SEGNALATO
Il Gestore può chiedere al Segnalato – nella fase istruttoria – se intende rilasciare dichiarazioni.
Il Segnalato deve essere sentito, dietro sua richiesta. Tali interlocuzioni possono svolgersi anche mediante procedimento cartolare attraverso l’acquisizione di osservazioni scritte e documenti, per il tramite del canale informatico previsto.
Il Gestore non è tenuto ad informare il Segnalato non appena ricevuta la segnalazione che lo riguarda. Successivamente, tale comunicazione deve tenere in debito conto le esigenze istruttorie connesse all’approfondimento della segnalazione.
Il Segnalato deve essere informato del contenuto della segnalazione – nei suoi tratti fattuali essenziali e omettendo riferimenti al Segnalante o ad altre persone fisiche – allorché egli si presenti – su invito del Gestore o su sua richiesta – per rilasciare dichiarazioni.
Lo stesso dicasi nelle ipotesi di concordata interlocuzione cartolare.
11. SANZIONI
Il mancato rispetto delle previsioni contenute nella presente procedura può dar luogo – oltre agli effetti civili e penali previsti dalla normativa vigente – a sanzioni disciplinari da parte della Società, secondo quanto previsto dal Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro e dall’eventuale Contratto Collettivo aziendale e dal “Sistema sanzionatorio”. In particolare, ove il segnalante abusi del canale di segnalazione interno WB per scopo diversi da quelli previsti dalla normativa o ad es. meramente a scopo diffamatorio, il datore di lavoro potrà prendere i provvedimenti del caso anche tenuto conto del codice di condotta aziendale.
12. TUTELA LEGALE
Al Segnalante e agli altri Soggetti Tutelati sono garantite dalla Società le Tutele di cui al d.l 24/2023:
• MISURE DI PROTEZIONE:
– Divieto di Ritorsione,
– Protezione dalle Ritorsioni,
– Limitazioni di responsabilità,
– Rinunce e transazioni condizionate
• MISURE DI SOSTEGNO:
Il Segnalante ha inoltre diritto alle misure di sostegno consistenti in Informazioni, assistenza e Consulenze gratuite sulle modalità di Segnalazione e sulla protezione dalle Ritorsioni offerta dalle disposizioni normative nazionali e da quelle dell’Unione europea, sui diritti della Persona Coinvolta (c.d. Segnalato), nonché sulle modalità e condizioni di accesso al patrocinio a spese dello Stato. Tali misure di sostegno sono fornite dagli Enti del Terzo Settore che hanno stipulato convenzioni con ANAC. L’elenco degli Enti del Terzo Settore è pubblicato sul sito web: https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing.
• DIRITTO ALLA RISERVATEZZA:
Le Segnalazioni non possono essere utilizzate oltre quanto necessario per dare adeguato seguito alle stesse. Al Segnalante non anonimo deve essere garantita da parte della Società, del Gestore della Segnalazione e di chiunque altro sia coinvolto nella ricezione e trattazione di una Segnalazione la riservatezza circa:
– la identità sua e delle persone a lui vicine che agevolano la Segnalazione (diritto all’anonimato), durante tutto il processo di Segnalazione, verso chiunque non sia Gestore della Segnalazione, e
– il contenuto della Segnalazione, inclusa la documentazione ad essa allegata, nella misura in cui il relativo disvelamento, anche indirettamente, possa consentire l’identificazione del Segnalante.
In tutte le fasi di attività, è vietato rivelare al soggetto Segnalato o ad altri soggetti non espressamente autorizzati l’identità del Segnalante, senza il consenso espresso del Segnalante.
13. TRATTAMENTO DEI DATI
Ogni trattamento dei dati personali effettuato ai fini della gestione della Segnalazione deve essere effettuato a norma della normativa in materia di protezione dei dati personali (GDPR, Provvedimenti del Garante, D.Lgs. 196/2003).
Di conseguenza, chiunque sia coinvolto nella ricezione e trattazione di Segnalazioni non anonime è tenuto a rispettare tutte le procedure, i protocolli e le istruzioni scritte di sicurezza previste dal sistema privacy della Società, ferme restando le ulteriori regole previste dalla presente procedura.
Il Gestore delle Segnalazioni garantiscono che i Canali Interni di Segnalazione Interna vengano realizzati e gestiti in modo sicuro e tale da garantire la riservatezza dell’identità della persona Segnalante e degli eventuali terzi citati nella Segnalazione e la protezione della Segnalazione dal rischio di accesso non autorizzato, perdita di integrità e/o disponibilità.
L’informativa privacy ai Segnalanti viene messa a disposizione dell’interessato a cura del Gestore della Segnalazione competenti, mediante consegna a mani, alla prima occasione utile, nel caso di incontro personale con il Segnalante.
14. FORMAZIONE
Le attività di formazione, comunicazione e informazione rappresentano una componente indispensabile per l’efficace attuazione del modello organizzativo Whistleblowing, costituiscono una prova della reale volontà dell’ente di essere parte attiva della prevenzione degli illeciti oggetto del whistleblowing.
Il Gestore della segnalazione deve rendere facilmente accessibili all’intera struttura organizzativa – con modalità differenziate in base al ruolo dei fruitori – chiare informazioni circa, come minimo, i presupposti e le procedure di Segnalazione delle Violazioni, le Tutele dei Segnalanti e i limiti delle stesse.
Headquarter
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